Coordination
Composition :
INJEP : Denis ADAM
ROCAJQ :Patrick SAVARD
VECAM : Frédéric SULTAN
Rôle :
Assument la coordination de l'ensemble de l'événement en favorisant l'utilisation optimale des ressources : matérielles, financières et humaines ;
Élabore le programme de l'Université internationale d'été ;
Établissent le calendrier des activités INJEP, VECAM, ROCAJQ, canal de communication à établir ;
Sollicitent et encadrent les ressources humaines ;
Gèrent les ressources humaines, matérielles et sont partenaires pour les orientations financières ;
Font rapport des activités aux bailleurs de fonds et aux partenaires dans les trois mois suivants la fin de l'événement.
Organisation du séjour, inscription des séjours
Composition :
INJEP
VECAM
ROCAJQ
GERFAC
Rôle :
Sollicitent la participation des jeunes et des associations participantes selon leurs réseaux respectifs identifiés ;
Gèrent les inscriptions selon le formulaire élaboré par VECAM et ROCAJQ 30 avril - le formulaire sera validé par l'INJEP et le GERFAC 10 mai ;
Font circuler le programme ;
Assurent le suivi avec les ambassades ou les bailleurs de fonds respectifs ;
Assurent la logistique de l'accueil et du retour (prise en charge au besoin), selon les réseaux et/ou les représentants respectivement sollicités.
Logistique des séjours et de l'accueil
Composition :
INJEP Intervenant à désigner.Cette fonction revient à l'INJEP en premier titre ( et elle sait faire ! ).Cependant les partenaires s'entendent pour lui apporter tout le support requis de façon à assurer le plein succès de l'opération.
Il est nécessaire d'assurer une présence en permanence sur le site depuis la période de préparation jusqu'au 28 juillet.
Rôle :
Assume l'accueil et les transports des participants des aéroports à l'arrivée et au départ ;
Assume les réservations et le suivi de l'hébergement et de la restauration ;
Assume l'organisation des transports quotidiens sur place ;
Assume l'organisation des per-diem si nécessaires ;
Assume la liaison avec les services de l'INJEP concernés par la vie quotidienne du séjour.
Régie générale
Composition :
Responsable régie générale INJEP ou VECAM ;
Intervenant INJEP à déterminer (Régisseur INJEP ou ROCAJQ ? )
Rôle :
Assume la conception et la préparation des installations dans l'ensemble des espaces occupés par l'UIE ;
Sont en mesure de rechercher toutes les solutions qui permettront de résoudre les demandes pendant l'UIE (nécessité d'être intégré à l'équipe de l'UIE pendant le séjour) : INJEP ou VECAM , 30 juin ;
Assume la préparation matérielle des ateliers : INJEP ou VECAM ,30 juin ;
Assume la préparation matérielle du pôle informatique (2 PC en réseau sur location ?) : INJEP ou VECAM puis Rocajq pendant l'UIE 15, 30 juin, 17 juillet ;
Assume la préparation matérielle des installations de radio et de communication satellite : INJEP ou VECAM 30 juin 17 juillet ;
Assume la préparation matérielle des espaces de débats soirées témoins :INJEP 17 juillet ;
Assument la préparation matériel spécifique de la journée du 26 juillet : INJEP ou VECAM.
